قبل از اینکه به روش ارسال صورتحساب‌ها به سامانه مودیان بپردازیم، ابتدا انواع صورتحساب‌ها را طبق تعریف سازمان مالیاتی شرح خواهیم داد.

انواع صورتحساب‌ها در سامانه مودیان مالیاتی:

1. صورتحساب الکترونیکی اصلی فروش

اولین صورتحسابی که مودیان مالیاتی به‌صورت الکترونیکی باید بعد از هر معامله صادر و به سامانه مودیان ارسال کنند، همان فاکتور فروش کالا و خدمات ‌است.

2. صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

بعد از صدور صورتحساب اصلی اگر نیاز به اصلاح باشد، صادر کننده صورتحساب الکترونیکی باید صورتحساب جدیدی که حاوی شماره منحصر به‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است را صادر و به سامانه مودیان ارسال کند. در صورتحساب اصلاحی، تمامی اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مرجع به همراه اصلاحات آن درج ‌می‌شود. این صورتحساب در صورتی که از نوع اول باشد، همانند صورتحساب اصلی نیاز به تایید خریدار دارد.  

3. صورتحساب الکترونیکی ابطالی

بعد از صدور صورتحساب اصلی فروش یا صورتحساب اصلاحی، در صورتی که اقلام اطلاعاتی تغییر یابد و بر اساس اسناد و مدارک مثبت، عدم تحقق معامله احراز شود، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی ابطالی حاوی شماره منحصر به‌فرد مالیاتی صورتحساب الکترونیکی مرجع و ارسال آن به سامانه مودیان اقدام ‌می‌کند و در این‌صورت است که صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان، ابطالی محسوب ‌می‌شود.   نکته مهم این است که پس از ابطال صورتحساب الکترونیکی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی اصلاحی برای آن صورتحساب وجود ندارد و شرط دیگر ابطال صورتحساب الکترونیکی، عدم بهره برداری از آن در امور تجاری و پرونده مالیاتی است.  

4. صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

اگر بعد از صدور صورتحساب الکترونیکی، بخشی از موضوع معامله، کالا/خدمت (از طرف خریدار) برگشت داده شود، فروشنده نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی برگشتی اقدام ‌می‌کند.  

نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی: اطلاعات صورتحساب‌های اصلی، اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی باید توسط مودیان به‌صورت الکترونیکی به سامانه مودیان مالیاتی ارسال شود. مودیان مالیاتی می توانند از یکی از روش‌های زیر صورتحساب‌های خود را به سامانه مودیان ارسال ‌کنند. برای اینکه بتوانید صورتحساب خودتان را به سازمان ارسال کنید می توانید از 4 روش استفاده کنید:

1. ارسال مستقیم توسط مؤدی( از طریق نرم افزار حسابداری)

مؤدی در این روش نسبت به امضای صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور و ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی اقدام ‌می‌کند. نکته قابل توجه و مهم اینکه؛ در نرم افزار حسابداری شرکت شایگان سیستم، بدون اینکه کلید محرمانه مودی، دریافت شود، بستری فراهم شده که پس از نصب برنامه حسابداری برای مشتری، در زمان ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان از طریق نرم افزار حسابداری شایگان سیستم، کلید محرمانه خود را وارد می کند. و دیگر نیاز به در اختیار قراردادن این کلید محرمانه به شخص یا شرکت متولی نرم افزا حسابداری نمی باشد.    

2. از طریق شرکت معتمد نوع ۱ با کلید شرکت معتمد

در روش غیرمستقیم شرکت معتمد اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مودی را دریافت و با استفاده از کلید خصوصی و زیرساخت‌‏های خود اقدام به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی ‌می‌کند.  

3. از طریق شرکت معتمد نوع ۱ با کلید مودی

در این روش غیر مستقیم، مودیان مالیاتی نسبت به امضای صورتحساب الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی خود و صدور صورتحساب الکترونیکی اقدام ‌می‌کند. مسئولیت صدور صورتحساب الکترونیکی با مودی و مسئولیت ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان با شرکت معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی ‌است.  

4. از طریق سامانه‌های دولتی

در این روش مؤدی در کارپوشه خود ارسال اطلاعات به سامانه مؤدیان را سامانه‌های دولتی انتخاب ‌می‌کند. در این حالت، امکان ارسال اطلاعات از سامانه‌های دولتی امکان پذیر خواهد شد. مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی با مؤدی است.   بهترین و مطمئن‌ترین روش برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، هم اکنون روش اول یا همان روش مستقیم ‌است. در این روش مؤدی به کمک نرم افزارها اقدام به ارسال صورتحساب‌ها به‌صورت خودکار و با حفظ حریم خصوصی برای سامانه مودیان مالیاتی ‌می‌کند. اطلاعات حافظه مالیاتی و شناسه یکتا مالیاتی در اختیار خودش ‌است و از نتیجه وضعیت آنها آگاه می‌شود و در صورتی‌که صورتحساب‌ها خطایی داشتند و مورد تائید سازمان امور مالیاتی واقع نشده باشند، خود مؤدی نسبت به پیگیری و اصلاح آنها اقدام می‌کند. بنابراین در این روش مؤدی با حذف اشخاص ثالث به راحتی ‌می‌تواند در اسرع وقت نسبت به پیگیری وضعیت صورتحساب‌ها اقدام کند و اطلاعات کالا و خدماتی را که در نرم افزار فروش است، شامل فاکتورهای فروش، برگشت از فروش، فاکتور اصلاحی و ابطالی را بدون عملیات اضافی و با حفظ یکپارچگی و حذف کاربران، برای ارسال دستی یا اکسل، به‌صورت مستقیم برای سامانه مودیان، ارسال و بارگذاری کند. در این روش اطلاعات محرمانه مانده و شناسه مالیاتی در اختیار سایر اشخاص قرار نمی‌گیرد. نمونه این نرم افزار توسط شرکت شایگان سیستم تولید شده و هم اکنون مؤدیان مالیاتی که کاربر نرم افزار حسابداری شایگان سیستم هستند به آسانی می توانند اطلاعات صورتحساب‌های خود را به‌صورت مستقیم به سامانه مودیان ارسال کنند و از نتایج آن مستقیماً در این سامانه مطلع ‌می‌شوند.