ارسال دفاتر الکترونیک به سامانه اسناد تجاری در برنامه حسابگر
پلمپ دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی
پلمپ دفاتر قانونی به صورت الکترونیکی، فرآیند نوین و کارآمدی است که جایگزین روش‌های سنتی پلمپ دفاتر شده است. در این روش، به جای مراجعه حضوری به اداره ثبت و دریافت دفاتر پلمپ شده، تمامی مراحل به صورت برخط (آنلاین) و از طریق سامانه‌های مربوطه انجام می‌شود. شرکت شایگان سیستم این امکان را در نرم‌افزار حسابگر خود فراهم کرده است تا کاربران بتوانند دفاتر مالی خود را بر اساس فرمت اکسل مشخص شده، خروجی گرفته و در سامانه بارگذاری نمایند.
فهرست مطالب
چرا پلمپ دفاتر قانونی انجام می شود
پلمپ دفاتر قانونی به عنوان یک اقدام رسمی، مهر تاییدی است که سازمان ثبت شرکت‌ها بر روی دفاتر مالی شرکت‌ها قرار می‌دهد. این فرآیند به منظور جلوگیری از هرگونه دستکاری و تقلب در اطلاعات مالی انجام می‌شود. تمامی شرکت‌های ثبت‌شده موظفند هر ساله دفاتر جدیدی را پلمپ کرده و تمامی تراکنش‌های مالی خود را در آن ثبت نمایند. این دفاتر به عنوان اسناد رسمی در امور مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند و عدم پلمپ یا ثبت نادرست اطلاعات در آن‌ها می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی گردد. همچنین، شرکت‌ها ملزم به نگهداری دفاتر پلمپ شده به مدت 10 سال هستند.
در واقع، پلمپ دفاتر قانونی نشان‌دهنده تعهد رسمی شرکت‌ها به رعایت قوانین مالیاتی و شفافیت در امور مالی است.
آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی سال 1403، پایان اسفند 1402 بود. شرکت‌ها موظف بودند از 15 آذر 1402 با استفاده از امضای الکترونیکی، نسبت به ثبت درخواست پلمپ اقدام کنند. شرکت‌های تازه تاسیس نیز تا 30 روز پس از ثبت شرکت فرصت داشتند تا دفاتر خود را پلمپ کنند. عدم رعایت این مهلت‌ها، عواقب قانونی و مالی به همراه خواهد داشت.
بر‌اساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم، اولین بار در مهرماه سال ۱۴۰۳، دفاتر پلمپ فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی حذف و فرآیند الکترونیکی جایگزین آن شده است. این تغییرات به طور کامل در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها پیاده‌سازی شده است. هدف از این تغییرات، علاوه بر کاهش هزینه‌های فعالان اقتصادی و حفظ سلامت محیط زیست، تسهیل و تسریع در فرآیندهای کاری فعالان اقتصادی و رفع مشکلات آن بیان شده ست. سازمان امور مالیاتی نیز متعهد است که گزارش‌ها و دسترسی‌های لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. اطلاعات مالی مورد نیاز به صورت مکانیزه در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شود و این اطلاعات به عنوان جایگزین دفاتر پلمپ در نظر گرفته می‌شود.
چه کسانی باید دفاتر قانونی پلمپ کنند
پلمپ دفاتر قانونی یک الزام برای برخی از اشخاص حقیقی و حقوقی در ایران است که به منظور شفافیت مالی و جلوگیری از تخلفات مالیاتی وضع شده است. در ادامه به تفصیل شرایط و افرادی که باید دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند، اشاره می‌شود:
۱. اشخاص حقوقی
• کلیه شرکت‌ها، موسسات و سازمان‌ها: تمام اشخاص حقوقی که به صورت رسمی ثبت شده‌اند، موظف به پلمپ دفاتر قانونی هستند.
۲. اشخاص حقیقی
اشخاص حقیقی به سه گروه تقسیم می‌شوند که بر اساس میزان فروش سالانه یا نوع فعالیت آن‌ها تعیین می‌شود:
الف) گروه اول
• مشاغل مشخص شده در قانون: شامل مشاغلی مانند بیمارستان‌ها، صرافی‌ها، هتل‌های ۳ ستاره و بالاتر و برخی مشاغل خاص دیگر که بدون توجه به میزان فروش، در این گروه قرار می‌گیرند.
ب) اشخاص حقیقی با فروش سالانه بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال
• اگر فعالیت شما در دسته مشاغل مشخص شده قرار نگیرد، اما میزان فروش سالانه شما بیش از ۱۵۰ میلیارد ریال باشد، شما نیز موظف به پلمپ دفاتر قانونی هستید.
ج) شرکت‌های بدون فعالیت
• حتی اگر شرکتی در سال مالی هیچ فعالیتی نداشته باشد، موظف به پلمپ دفاتر قانونی است و باید اظهارنامه مالیاتی (هرچند صفر) ارائه دهد. عدم انجام این کار منجر به جریمه‌های مالیاتی خواهد شد.
نحوه تهیه فایل خروجی جهت ارسال به سامانه جامع اسناد تجاری در نرم افزار حسابداری شایگان سیستم
برای خروجی گرفتن فایل مورد نظر در نرم افزار شایگان سیستم و بارگذاری در سامانه در ابتدا از منوی عملیات روزانه، سامانه مودیان، خروجی اسناد تجاری را انتخاب نمایید.
نکته: برای استفاده از منوی خروجی اسناد تجاری باید حداقل نسخه 9 حسابگر را داشته باشید و برنامه خود را به بیلد 798 بروزرسانی نمایید. برای تهیه بیلد 798 به پورتال سایت شایگان سیستم مراجعه نمایید.
سپس در صفحه باز شده گزینه شروع را زده تا گزارش مورد نظر در سیستم به شما نشان داده شود و پس از آن می توانید با انتخاب گزینه اکسل، فرمت اکسل مربوطه را خروجی بگیرید و در سامانه بارگذاری نمایید.
نکته: در قسمت از شماره سند، تا شماره سند و در قسمت از تاریخ تا تاریخ می توانید بازه مورد نظر خود را گزارش تهیه نمایید.
نکته: چنانچه بخواهید در گزارش، اعداد بر اساس میلیون ریال برای شما نمایش داده شود ضریب کاهنده باید عدد یک میلیون باشد و چنانچه بخواهید اعداد گزارش بر اساس ریال به شما نمایش داده شود در ضریب کاهنده عدد یک را وارد نمایید به عبارت دیگر جهت تهیه گزارش اعداد اسناد شما در ضریب کاهنده تقسیم و در گزارش به شما نمایشی داده می شود.
پس از دریافت و بررسی فایل اکسل خود وارد سایت https://my.tax.gov.ir شده و داشبورد خود را انتخاب و وارد بخش سامانه دفاتر تجاری شده و در قسمت بارگذاری، فایل اکسل خود را بارگذاری نمایید.
نکته: بر طبق قوانین سازمان مالیاتی چنانچه فایل های گزارش شما کمتر از 1000 رکورد باشد خروجی بصورت فایل اکسل و در غیر این صورت بصورت فایل csv در اختیار کاربران قرار می گیرد.
نکته: در هنگام بارگذاری فایل در سامانه اسناد تجاری تاریخ را یک روز پس از آخرین سند خود قرار دهید.
جهت آشنایی با نحوه بارگذاری فایل خروجی در سامانه دفاتر الکترونیکی می توانید آموزش مربوطه را در سایت سازمان امور مالیاتی مشاهده نمایید.
سوالات پر تکرار پلمپ دفاتر قانونی:
چرا درخواست پلمپ دفاتر من رد شده است؟
درخواست پلمپ دفاتر قانونی ممکن است به دلایل مختلفی رد شود. در ادامه به برخی از این دلایل و نکات مرتبط با پلمپ دفاتر اشاره می‌کنم:
انقضای مهلت: اگر درخواست شما پس از پایان مهلت قانونی برای پلمپ دفاتر ثبت شود، درخواستتان رد خواهد شد. بنابراین، مهم است که به مهلت‌های تعیین شده توجه کنید.
پرداخت نکردن هزینه: عدم پرداخت کامل هزینه پلمپ دفاتر می‌تواند منجر به رد درخواست شما شود. حتماً اطمینان حاصل کنید که تمام هزینه‌ها به درستی و به موقع پرداخت شده‌اند.
خطا در کد پستی: اگر کد پستی شما در سامانه ثبت شرکت‌ها اشتباه باشد، درخواست شما با مشکل مواجه خواهد شد. برای اصلاح این مشکل، باید یک صورتجلسه جدید تنظیم کنید و اطلاعات صحیح را وارد کنید.
هزینه پلمپ دفاتر چقدر است ؟
هزینه پلمپ دفاتر به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله:
• نوع دفتر (دفتر روزنامه، دفتر کل و غیره)
• تعداد صفحات دفتر
• تعداد دفعات درخواست پلمپ
برای اطلاع دقیق از هزینه‌ها، بهتر است به سامانه مربوطه مراجعه کنید یا با اداره ثبت شرکت‌ها تماس بگیرید..
تفاوت بین پلمپ دفاتر قانونی و تجاری چیست ؟
اصطلاحات "دفتر قانونی" و "دفتر تجاری" در واقع به یک معنا هستند و فرآیند پلمپ آن‌ها هیچ تفاوتی ندارد. هر دو نوع دفتر برای ثبت معاملات و فعالیت‌های مالی استفاده می‌شوند و نیاز به پلمپ دارند.
چند بار می‌توان درخواست پلمپ داد؟
شما می‌توانید چندین بار درخواست پلمپ دفاتر جدید بدهید، به شرطی که دفاتر قبلی پر شده باشند.
