بستن حساب‌ها و انتقال به سال مالی جدید

مراحل بستن حساب ها و انتقال اطلاعات به سال مالی جدید عبارتند از :

  1. بررسی اصلاح مقدماتی
    1. کنترل اقلام موجودی
    2. کنترل اسناد حسابداری
  2. بستن حساب ها
  3. ایجاد سال مالی جدید

نکته: قبل از انجام عملیات بستن حساب ها و انتقال به سال مالی جدید یک پشتیبان از اطلاعات خود تهیه نمایید

۱- بررسی اصلاح مقدماتی

در این مرحله باید موجودی اقلام و اسناد حسابداری و فاکتور ها بررسی شود برای بررسی موارد فوق از منو پرونده >اصلاح اطلاعات > اصلاح مقدماتی وارد فرم اصلاح مقدماتی شوید عملیات مهم در اصلاح مقدماتی جهت انتقال به سال مالی جدید عبارتند از :

  1. کنترل اقلام موجودی
  2. کنترل اسناد حسابداری

نکته : تمام موارد در اصلاح مقدماتی مهم می باشد در این مقاله فقط به بررسی موارد مهم جهت انتقال به سال مالی جدید پرداخته می شود جهت آشنایی با زبانه های دیگر می توانید به کتابچه راهنما مداجعه نمایید.

کنترل اقلام موجودی

در زبانه “کنترل اقلام موجودی ” لیست کالا هایی که کاردکس آنها دچار اشکال است نمایش داده می شود.

کنترل اقلام موجودی

شما می توانید در ستون نوع خطا علت خرابی کاردکس را مشاهده کنید.

نکته : برای انتقال به سال مالی جدید در این قسمت تنها منفی بودن موجودی ریالی و مقداری کالا جهت انتقال مهم است در بقیه موارد تصحیح کاردکس جهت تصحیح اطلاعات است و تداخلی با انتقال به دوره مالی بعد ندارد.
در مواردی که کاردکس نیاز به محاسبه مجدد دارد با استفاده سری عملیات تصحیح کاردکس می توانید کاردکس را تصحیح کنید. در مواردی که تاریخ کاردکس ایراد دارد (قبل از تاریخ خرید اقدام به فروش کالا شده است ) با استفاده سری عملیات تصحیح تاریخ کاردکس می توانید کاردکس را تصحیح کنید. همچنین جهت تصحیح فی در رسید انبار تولید و انتقال با استفاده از دکمه های “تصحیح فی در رسید انبار” و “تصحیح فی در رسید انبار انتقال” اقدام به تصحیح کاردکس نمایید. در صورتی که نوع خطا ناهماهنگی واحد ۱ با ۲ بود با استفاده از دکمه “دوباره سازی واحد ۲ از روی واحد ۱” موارد اشکال در را رفع نمایید.
نکته : در مواردی که خطا موجودی منفی بود باید موجودی کالا را تصحیح نمایید برای این کار از طریق صدور فاکتور تعدیل اقدام به تصحیح موجودی نمایید (صدور فاکتور تعدیل در ادامه توضیح داده خواهد شد).

کنترل اسناد حسابداری

در این قسمت لیست سند های خالی و غیر تراز را نشان می دهد که باید سند های شرکت تراز کنید. در صورتی که می خواهید سند های خالی حذف شود در قسمت مرتب سازی اسناد می توانید سند های خالی را حذف کنید.

اصلاح فایل های سیستم

نکته :برطرف کردن اشکالات در سند حسابداری جهت انتقال به سال مالی جدید اجباری نیست  در صورتی که اسناد حسابداری تراز نباشد و انتقال به سال مالی بعد انجام شود سند افتتاحیه سال مالی جدید تراز نمی باشد و بقیه موارد تداخلی با انتقال به سال مالی جدید ندارد.

۲ -بستن حساب‌ها

نکته : بستن حساب ها برای انتقال به سال مالی بعد اجباری نمی باشد.

در این قسمت می توانید حساب های موقت و دائم را را ببندید و به سال مالی بعد انتقال دهید برای بستن حساب های از منو عملیات روزانه > عملیات پایان دوره مالی >عملیات بستن حسابها را انتخاب کنید در بستن حسابها نکته مهم انتخاب نوع حساب مناسب برای حسابهای تعریف شده در سیستم است برای مثال حساب های هزینه باید از نوع «س/ز-م» باشند. هنگام بستن حساب‌ها تمام حساب‌هایی که نوع حسابشان «س/ز-م» هستند بسته می‌شوند و حساب‌هایی که از نوع «تراز-د» هستند به دوره بعد انتقال داده می‌شوند.برای آشنایی با نوع حساب ها به پیوست ۱ در این آموزش مراجعه کنید
در فرم بستن حسابها در قسمت “حساب سود و زیان عملکرد” ، “حساب سود و زیان سنواتی” و “اختتامیه” حساب مرتبط جهت بستن حسابها را انتخاب کنید ودر صورتی که میخواهید حساب ها براساس تفصیلی شناور، مرکز هزینه، ارز و پروژه بسته شود در قسمت شرایط بستن حساب موارد فوق را انتخاب کنید در قسمت شماره سند شماره سند جهت صدور سند اختتامیه را وارد کنید.

عملیات بستن حساب های مالی

عملیات بستن حساب های مالی

اگر می خواهید حسابهای خود را با حسابی غیر از حساب تعریف شده در مرحله قبل ببندید ، از گزینه های فرم ، بستن حسابها بر اساس حسابهای انتخابی را انتخاب کنید.

نوع بستن حساب ها

نوع بستن حساب ها

جدولی باز می شود که تمام حسابهایی که نوع آنها س/ز – م انتخاب شده است ، نشان داده می شود (در صورتی که نوع بستن حساب ها همه حساب ها باشد تمام حساب ها در لیست نمایش داده می شود) حساب مقابل را می توانید به تفکیک مرکز هزینه انتخاب کنید. می توانید با زدن کلید Space از خانه مربوطه نام حساب برای بستن را انتخاب نمایید .

حساب های س ز م

حساب های س ز م

در صورتی که می خواهید فقط حساب های سود و زیان را ببندید گزینه ” حساب های سود / زیان موقت ” و در صورتی که می خواهید تمام حساب ها را ببندید ” همه حساب ها” را انتخاب کنید.
سپس دکمه شروع را فشار دهید.
نکته :بستن حساب‌های تفصیلی شناور و حساب‌های دائمی، بستن حساب‌ها بر اساس مرکز هزینه و ارز از نسخه ۹ حسابگر و بستن حساب‌ها بر اساس پروژه از نسخه ۱۰ حسابگر امکان‌پذیر می‌باشد.

 

۳-انتقال به دوره مالی جدید

با این قابلیت می توانید به صورت اتوماتیک حساب‌ها و کالاها را به دوره مالی جدید منتقل کنید و برای دوره مالی جدید سند افتتاحیه صادر نمایید . برای این منظور از منوی عملیات روزانه > عملیات پایان دوره مالی > انتقال به دوره مالی جدید را انتخاب کنید.
در این قسمت نام دوره مالی جدید و تاریخ آن را مشخص کنید. و در قسمت سند افتتاحیه شماره سند افتتاحیه را انتخاب کنید.

دوره مالی جدید

در قسمت انتقال حسابها اگر ،” انتقال کلیه حسابها – مشتریان – فروشندگان (بدون مانده حساب ها)” را انتخاب کنید ، فقط اسامی حسابها (بدون مانده ) به دوره مالی جدید منتقل می شوند. اگر گزینه” انتقال کلیه حسابها – مشتریان – فروشندگان (با مانده حساب ها)” را انتخاب کنید ، علاوه بر حسابها، مانده حسابها نیز به دوره مالی جدید منتقل می شود .

در قسمت تنظیمات انتقال حساب در صورتی که می خواهید مانده حساب ها به تفکیک مرکز هزینه منتقل شد گزینه ” انتقال مانده حساب ها به تفکیک شده براساس مرکز ” و در صورتی که می خواهید مانده حساب‌ها به تفکیک نوع پروژه به سال جدید منتقل شود ”انتقال مانده حسابها تفکیک شده براساس پروژه” و در صورتی که می‌خواهید مانده حسابها به تفکیک نوع ارز به سال جدید منتقل شوند ”انتقال مانده حسابها تفکیک شده براساس ارز” و همچنین در صورتی که نیاز دارید تاریخچه چک‌های برگشتی و خرج شده منتقل شود گزینه ”انتقال تاریخچه چکهای برگشتی و خرج شده” را انتخاب کنید.

در قسمت اقلام موجودی دو گزینه وجود دارد که با انتخاب گزینه اول فقط اسامی کالاها (بدون مانده ) منتقل می شود . با انتخاب گزینه دوم مانده اقلام موجودی منتقل می شود.

اقلام موجودی

در قسمت سفارشات در صورتی که می خواهید سفارشات باز به سال جدید منتقل نشود گزینه “سفارشات به سال جدید منتقل نشود را انتخاب کنید” در صورتی که می خواهید سفارشات باز یک به یک (به صورت جدا گانه) منتقل شود گزینه ” انتقال سفارشات یک به یک ” و در صورتی که می خواهید سفارشات باز به صورت خلاصه(به صورت تجمیع شده) در یک سفارش به سال جدید منتقل شود گزینه ” انتقال سفارشات خلاصه ” را انتخاب کنید.

انتقال سفارشات

سپس دکمه تایید را فشار دهید.
نکته : در صورتی که در هنگام انتقال به شما پیغام داد که “دوره مالی در حال حاضر وجود دارد ” بدین معنی است که شما یک بار عملیات انتقال را انجام داده اید و در حال انتقال مجدد هستید در این مرحله اسناد ، فاکتور ها ، چک ها و…. دوره بعدی حذف نمی شود فقط سند افتتاحیه و مانده اقلام موجودی اصلاح می شود.
نکته : شما می توانید عملیات انتقال اطلاعات را به تعداد نا محدود انجام دهید و در هر بار انتقال اطلاعات دوره مالی جدید اصلاح می شود و و تغییری در اسناد مالی ثبت شده در دوره جدید ایجاد نمی کند.
تذکر :در حالت فوق چنانچه دوره ای وجود نداشته باشد یا در هنگام انتقال اطلاعات خطایی رخ داده باشد بهتر است دوره مورد نظر را حذف کنید و سپس اقدام به ایجاد دوره جدید نمایید برای حذف یک دوره مالی می توانید از ترکیب کلید های Alt+U استفاده کرده و یا از منوی عملیات روزانه > عملیات پایان دوره مالی> حذف اطلاعات یک دوره مالی را انتخاب کنید در پنجره باز شده می توانید دوره مالی مورد نظر خود را از قسمت حذف دوره مالی انتخاب کنید. پس از انتخاب دوره مورد نظر برروی دکمه تایید کلیک کنید.
نکته :پس از انتقال به دوره مالی جدید جهت ورود به دوره مالی به وسیله Alt + m می توانید دوره مالی را انتقال دهیدیا یا از منوی عملیات روزانه > عملیات پایان دوره مالی > تغییر دوره مالی را انتخاب کنید. در پنجره بازشده می‌توانید دوره مالی مورد نظر خود را انتخاب کرده، وارد آن دوره مالی شوید.همچنین اطلاعات سال‌های قبل در هر لحظه قابل دسترسی است.

تغییر دوره مالی

تغییر دوره مالی

تغییر دوره مالی

 

در صورت باقی ماندن ابهام، دو مطلب زیر را مطالعه یا فیلم آموزشی این بخش را مشاهده نمایید.

انواع حساب‌ها در حسابگر

پرسش و پاسخ